De helft van uw werkplekken door Corona niet bruikbaar?

 

Knelpunten in het woon-werkverkeer?

 

De grens van thuiswerken bereikt?

Op deze pagina vindt u informatie over satellietkantoren en hoe het uw organisatie kan helpen aan extra flexibele kantoorruimte en bijdraagt aan de continuïteit en bereikbaarheid van uw (anderhalvemeter)bedrijfsvoering!

Satellietkantoren: op afstand de beste werkplek

Met het juiste satellietkantoor op de juiste plaats los je het werkplektekort slim op en geef je véél meer medewerkers een Corona-proof werkplek dichter bij huis.

Het satellietkantoor als één van de oplossingen voor anderhalvemeterbedrijfsvoering?

De komende periode zullen kantoren in Nederland weer langzaamaan geopend kunnen worden. Wanneer en onder welke voorwaarden er in specifieke sectoren ‘normale bedrijfsvoering’ weer enigszins mogelijk wordt, is onduidelijk. Wat duidelijk is, is dat we durende lange tijd social distance maatregelen zullen houden, zowel in de kantooromgeving als in het vervoer ernaartoe. Dit gaat meteen tot twee grote knelpunten leiden: Zo zal het aantal medewerkers dat tegelijkertijd in het bestaande pand kan werken, flink lager zijn dan vóór de Corona-crisis. En de medewerkers zullen op de dagen dat ze naar het kantoor reizen (veel) meer moeite hebben met het woon-werkverkeer.

Probleem 1: tekort aan werkplekken

Experts denken dat ongeveer de helft van de kantoor-werkplekken gedurende lange tijd niet bruikbaar zal zijn. Een deel van het hierdoor ontstane werkplektekort is natuurlijk met thuiswerken op te vangen, maar ook dit is om uiteenlopende redenen géén allesomvattende oplossing. Daarnaast kijken veel werkgevers op dit moment naar de dimensie ‘tijd’: Kunnen we de werktijden gelijkmatiger verdelen over de beschikbare tijd? Wat zijn de mogelijkheden van ploegendiensten of bijvoorbeeld gespreide aankomst-slots? Duidelijk is wel dat we met alleen de dimensie ‘tijd’ en thuiswerken niet de totale werkplekpuzzel opgelost krijgen.

Anderhalvemeter kantoorinrichting met en zonder satellietkantoor

In bovenstaand voorbeeld kijken we naar een (fictieve) organisatie met 1200 medewerkers die een centraal hoofdkantoor heeft in Utrecht. In dit pand zijn zo’n 1000 werkplekken ingericht, waarvan ruim 500 bruikbaar zijn in een anderhalvemeterinrichting (ook rekening houdend met verminderde capaciteit van in- en uitgang, liften, looproutes, toiletten en bijvoorbeeld het bedrijfsrestaurant). Als de organisatie daarmee zo’n 50% van de totale werktijd op het hoofdkantoor wil invullen en bijvoorbeeld 30% thuiswerken als structureel acceptabel acht, dan blijft er een gat van zo’n 20% over dat op andere manier ingevuld dient te worden, bijvoorbeeld met additionele werkvloeren.

Probleem 2: mobiliteit

De tweede post-corona-uitdaging voor werkgevers betreft het woon-werkverkeer. De contouren van ‘het nieuwe normaal’ beginnen langzaam duidelijk te worden. Vanaf 1 juni draait het openbaar vervoer door alle social distancemaatregelen op maximaal 40% van de normale (soms ook al schaarse) capaciteit [bron: protocol verantwoord blijven reizen in het openbaar vervoer] . Het is de verwachting dat het OV voor veel werknemers daarmee voorlopig géén acceptabel alternatief meer is. Werknemers die in het bezit zijn van een rijbewijs, een auto én parkeermogelijkheid, zullen proberen met de auto naar werk te reizen. Dit zal er waarschijnlijk toe leiden dat files weer snel terug kunnen keren (in China bijvoorbeeld is nu meer congestie dan vóór de Corona-crisis).

Wellicht zullen werknemers in niet-vitale beroepen niet of slechts beperkt van het OV gebruik mogen maken, áls ze dat al zouden willen en mogen van hun werkgever. En als OV wel gebruikt wordt, zal kórt reizen binnen de regio (zonder overstappen) de voorkeur hebben boven lange reizen met meerdere overstappen op drukke stations.

Onlangs deed de Corona vervoersladder (zie kader) haar intrede. Deze toont de verschillende mobiliteitsvormen gerangschikt in wenselijkheid en besmettingskans. Met stip op één staat niet-reizen en op nummer 2 weinig-reizen. Als er vervolgens wél gereisd wordt, dan staat solistisch vervoer boven Openbaar Vervoer. En vanuit vitaliteitsoogpunt staat actief vervoer (fietsen en lopen) boven passief vervoer.

Voorkeursladder werken en reizen in de anderhalvemetermaatschappij

 

1. Werken op thuislocatie (incl video-overleg)
2. Werken op (satelliet)kantoor in de regio
3. Werken op het reguliere kantoor, en reizen per:

a. (Elektrische) fiets en lopen
b. Speed pedelec en (elektrische) snorfiets
c. Auto/motor
d. Carpool/taxi
e. Vanpool/shuttlebus (meer grip op ontsmetting en ventilatie dan OV)
f. Openbaar vervoer buiten de spits
g. Openbaar vervoer tijdens de spits: 1e klasse
h. Openbaar vervoer tijdens de spits: 2e klasse

vrij naar: ‘Corona vervoersladder’, door Jos Hollestelle (Breikers & Syndesmo)

Oplossing: satellietkantoren

Voor werkgevers zijn er vanzelfsprekend meerdere oplossingsrichtingen, en de beste oplossing is waarschijnlijk een combinatie. Bijvoorbeeld een combinatie van thuiswerken, afwisselend op het hoofdkantoor werken, meer met e-bikes reizen of met de auto als de fietsafstand te groot is. Om de puzzel passend te krijgen, zouden satellietkantoren daar een cruciale rol in kunnen spelen.

Immers, door op de juiste plek, in de juiste regio leegstaande verdiepingen flexibel in te laten richten, kunnen én schaarse werkplekken op het hoofdkantoor bespaard worden én hoeft er minder gereisd te worden door de medewerkers uit die regio en zal een groot deel van die medewerkers met fiets of e-bike naar een door de werkgever gefaciliteerde werkplek reizen. Een werkplek die bovendien arbovriendelijk, veilig en sociaal is.

satellietkantoor

Voordelen satellietkantoren

Wat zijn de voordelen van het hebben van één of meer satellietkantoren voor uw organisatie?

  • Lost ruimtegebrek op

    Biedt alternatief als de eigen kantoorlocatie vol zit met 50% van de werknemers of als de werkgever het Corona-proof werken niet goed op orde kan krijgen in het hoofdkantoorgebouw.

  • Lagere OV-afhankelijkheid

    Biedt alternatieven voor medewerkers die niet met het OV willen, durven of mogen reizen (van de werkgever of de vervoerder) en/of geen auto of rijbewijs hebben.

  • Vermindering besmettingskansen

    Vermindert onnodig ver reizen met OV (risico = lengte reisduur * besmettingskans). Daarnaast biedt het werkgevers risicospreiding door het verminderen van bovenregionale contacten, waardoor er minder besmetting over regio’s heen mogelijk is.

  • Minder parkeerproblemen

    Biedt oplossingen voor een tekort aan (betaalbare) parkeerfaciliteiten op het hoofdkantoor (versterkt door OV-ers die nu met de auto gaan komen).

  • Betere ondersteuning dan thuiswerkplek

    Volwaardiger IT-ondersteuning mogelijk dan op thuiswerkplek, volwaardiger Arbo-pakket mogelijk dan bij thuiswerken. Ook kan databeveiliging beter geregeld worden in vergelijking met thuiswerken.

  • Thuissituatie

    Meer rust/patroon/regelmaat en bescherming van de thuissituatie van de medewerker t.o.v. (teveel) thuiswerken. Daarmee aansluitend op talentbehoud en goed werkgeverschap.

  • Fiets-naar-werk voor veel meer mensen mogelijk

    Meer actieve mobiliteit (lopen en fietsen) mogelijk, daardoor hogere vitaliteit dan thuiswerken of automobiliteit.

  • Kosten

    Hoewel de inrichting en exploitatie van satellietkantoren ook kosten met zich mee brengen, worden ook reistijd en -kosten bespaard. Ook is regionaal bijhuren potentieel goedkoper dan bijhuren op of rond de hoofdkantoorlocatie.

Aanpak

Kies voor een goede combinatie van mobiliteitskennis en vastgoedexpertise

Het inrichten van satellietlocaties vraagt gedegen inzicht in de bedrijfsspecifieke mobiliteitsgegevens en -kansen, goed zicht op de lokale vastgoedmarkt en het snel operationeel krijgen van een functionele en prettige huisvesting. De logische stappen daarbij zijn:

  1. In kaart brengen optimale aantal en locaties satellietkantoren, rekening houdend met maximale reistijdreductie en maximale fietsbaarheid
  2. Selectie, aanhuur en inrichting met het door u benodigd aantal werkplekken
  3. Aan u ter beschikking stellen van uw satellietkantoor tegen een vaste prijs per werkplek per maand

De optimale locatie

Locatiekeuze begint bij een intake waarbij de wensen rondom werkplekreductiedoelstellingen en mobiliteitskansen centraal staan. Wil de werkgever zoveel mogelijk mensen op fietsafstand faciliteren? Of ligt de focus op het remmen/verbieden of andersoortig faciliteren van OV-gebruik? In deze fase worden de (postcodes van) de woonadressen van de medewerkers in een template aangeleverd.

Routeberekeningen voor alle reismethoden worden uitgevoerd en samen met de geformuleerde doelstelling en speciale locatiealgoritmes leidt dit tot één of enkele locaties. Hierbij worden vervolgens per medewerker alle relevante routeberekeningen doorgerekend naar de nieuwe satellietkantoor-locatie. Medewerkers worden gekoppeld aan een satellietlocatie als de reistijd naar die satellietlocatie (bijvoorbeeld) 30 minuten korter is dan de reis naar de oorspronkelijke werklocatie.

Uw satellietkantoor

Door uit te gaan van de daadwerkelijke mobiliteitsbehoefte van uw medewerkers zal de ideale locatie van het satellietkantoor zich waarschijnlijk bevinden op een plek waar u deze mogelijk niet verwacht. Vaak aan de rand van een stad of nabij belangrijke knooppunten van wegen. In deze omgeving selecteren wij één tot drie geschikte kantoren voor u. Dit zal veelal een momenteel leegstaande kantoorvloer zijn in een bestaand kantoorpand. Een pand waar services voorhanden zijn evenals parkeerplaatsen.

In het pand van uw keuze richten wij uw satellietkantoor in op de leegstaande kantoorvloer. We gaan daarbij uiteraard uit van de richtlijnen die gehanteerd worden binnen de anderhalve meter economie. Daartoe redeneren wij vanuit het aantal werkplekken dat wij voor u inrichten. U betaalt dan ook een vast all-in tarief per maand voor deze werkplekken, niets meer en niets minder. Wij hanteren flexibele huurtermijnen.

Het satellietkantoor kan verder aangepast worden conform uw specifieke wensen. Dit is een optionele service die wij aanbieden.

Kleine groepen medewerkers kunnen wij desgewenst lokaal accommoderen binnen ons grote landelijke netwerk van flexibele kantoorruimtes. Denk hierbij aan groepen tot ongeveer 15 personen per locatie. Ook hiertoe hanteren wij maandelijkse tarieven per werkplek.

Corona-proof-kantoorinrichting satelietkantoor

De satellietkantoren worden flexibel en modern ingericht tegen een vaste prijs per werkplek per maand. U huurt al kantoorplekken vanaf € 350,- per werkplek per maand, tegen flexibele voorwaarden en looptijden. Dit is inclusief selectie, aanhuur kantoor en werkplekinrichting.

Advies en uitvoering

De juiste satellietkantoren voor uw organisatie zijn de beste kantoren op de beste locatie. Daarom werken MobilityLabel en Office Improvers graag samen om organisaties als de uwe te ondersteunen in flexibele huisvesting.

Als u denkt dat een flexibel satellietkantoor op de juiste plek de continuïteit, flexibiliteit en aantrekkelijkheid van uw organisatie kan verbeteren, neem dan vandaag nog contact op met onze teams.

Wij zijn te bereiken via info@officeimprovers.nl en info@mobilitylabel.com of via hiernaast genoemde contactpersonen. We bespreken graag en geheel vrijblijvend alle mogelijkheden met u in een informatieve call.

We delen onze kennis graag met u! Lees of download nu ook onze whitepaper ‘Het satellietkantoor als Covid-19-maatregel’.

Christiaan Rasch, mobiliteitsexpert

Christiaan Rasch
Mobiliteitsexpert MobilityLabel
christiaan@mobilitylabel.com
06-28769187

Satellietkantoor.nl is een coproductie tussen MobilityLabel en Office Improvers

 

MobilityLabel is gespecialiseerd in het kwantificeren en optimaliseren van mobiliteitsbeleid en vestigingsplaatslocaties. MobilityLabel werkt met in-company ontwikkelde tooling voor mobiliteitsscans, meeting optimizers en locatievergelijkingen.
Meer info via: info@mobilitylabel.com | +31 6 287 69 187 | mobilitylabel.com

 

Office Improvers is gespecialiseerd in het vinden, inrichten en exploiteren van flexibele kantoorhuisvesting.
Meer info via: info@officeimprovers.nl | +31 20 204 45 59 | officeimprovers.nl